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Phasen des Dokumentenmanagement- Prozesses nach ISO 9001

ISO 9001-Norm

Die ISO 9001-Norm schafft einen Rahmen für das Dokumentenmanagement, der sicherstellt, dass Organisationen eine effiziente und aktuelle Dokumentenkontrolle aufrechterhalten. Dieser Standard verbessert nicht nur die Prozessqualität, sondern fördert auch Transparenz und kontinuierliche Verbesserung. Die Verwendung einer Software, die den Anforderungen der ISO 9001 entspricht, ist entscheidend für ein effektives Dokumentenmanagement. Sie ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert die Zugänglichkeit zu Informationen.

Informationen

Bei der Einführung eines ISO-9001- konformen Dokumentenmanagement- Systems ist es wichtig, bestimmte Phasen zu berücksichtigen:

  • Dokumentenidentifikation: Festlegen, welche Dokumente für kritische Prozesse erforderlich sind.
  • Dokumentenkontrolle: Verfahren für die Überprüfung, Genehmigung und Aktualisierung von Dokumenten einführen.
  • Zugänglichkeit und Nutzung: Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den für ihre Arbeit erforderlichen Unterlagen haben.
  • Archivierung und Aufbewahrung: Archivierungspraktiken implementieren, die die Aufbewahrung von Dokumenten gemäss gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben sicherstellen.
  • Kontrollierte Entsorgung: Sichere Verfahren für die Beseitigung veralteter oder irrelevanter Dokumente definieren.

Um die Einhaltung in jeder Phase sicherzustellen, empfehlen wir die Nutzung einer Compliance-Checkliste, die die Organisation durch alle Schritte führt.

Häufige Fehler

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems stossen Organisationen häufig auf Herausforderungen:

  • Mangelnde Schulung: Mitarbeitende werden nicht ausreichend in der Nutzung von Software und Verfahren geschult.
  • Veraltete Dokumentation: Ohne regelmässige Überprüfungen besteht die Gefahr, dass veraltete Dokumente verwendet werden.
  • Unorganisierte Ablage: Eine ineffiziente Verwaltung kann zum Verlust kritischer Dokumente führen.

Die Wahl einer geeigneten Software ermöglicht es, diese Fehler zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung der ISO-9001-Norm sicherzustellen.

Weitere Informationen darüber, wie DOC360 das Dokumentenmanagement nach den besten ISO-9001-Praktiken erleichtern kann, finden Sie auf unserer Website.

Fazit

Die Anwendung der von der ISO 9001-Norm festgelegten Phasen gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern fördert auch eine Unternehmenskultur, die auf Qualität und kontinuierlicher Verbesserung basiert. Mit DOC360 bieten wir Lösungen, die die Umsetzung dieser Standards erleichtern, indem sie zentrale Aufgaben automatisieren und menschliche Fehler reduzieren. Mit der richtigen Unterstützung wird das Dokumentenmanagement nach ISO-9001-Richtlinien zu einem echten Wettbewerbsvorteil für jede Organisation.

DOC360 ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software, die künstliche Intelligenz integriert, um Prozesse zu automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Dokumentenorganisation zu optimieren. Ideal für Unternehmen, die Effizienz, Sicherheit und volle Kontrolle über ihre Informationen suchen.

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